Il Protocollo Informatico è un pezzo fondamentale che lega cittadino e pubblica Amministrazione.
Ma vi siete mai chiesti come viene gestito dal vostro comune? Secondo quali logiche vengono protocollati i documenti che legano noi alla PA?
Ci siamo avventurati all’interno dei siti internet di tutti i comuni della Provincia di Pescara per investigare, ciò che ne esce fuori è una mancanza che lascia perplessi.
In primis occorre ricordare due componenti fondamentali di questo nostro viaggio.
La prima è rappresentata dal DPR n 445/2000, il quale dispone che tutte le P.A. provvedano «ad introdurre…un sistema di protocollo informatico» in sostituzione dei registri cartacei.
La seconda è il DPCM del 31 ottobre 2000.
Questi due pezzi sono quelli in virtù dei quali le PA (dal piccolo al grande comune) dovrebbero adottare il “manuale di gestione del protocollo informatico”, lo strumento che regolamenta la protocollazione del vostro documento.
Dovrebbero, appunto. Perché a quanto pare c’è un buco da questo punto di vista in tutti i comuni.
Cosa abbiamo fatto? Inizialmente abbiamo elaborato l’elenco di tutti i comuni sbirciando nei siti internet istituzionali alla ricerca di un manuale di gestione del protocollo e poi, per essere sicuri, abbiamo inviato una email a tutte le realtà comunali della Provincia di Pescara, chiedendo della presenza o meno di questo.
Questa è la richiesta inviata a tutti i comuni
Ogg: RICHIESTA INFORMAZIONI PROTOCOLLO
Inviata il 7/7/2014
Salve, sono Lorenzo Petrilli e sto realizzando un reportage per il quotidiano online pescaranews.net sulla digitalizzazione dei comuni nel pescarese. Potrei avere un’informazione specifica? Il vostro comune ha già adottato il Manuale di Gestione del protocollo informatico? Per facilitare il lavoro di entrambi fisso la data del 10 Luglio 2014 come termine per la risposta a questa mia domanda.
Sicuro di una risposta precisa e puntuale vi auguro buona giornata.
Grazie a presto, Lorenzo Petrilli
46 comuni in tutto, per un totale di poco più di 315.000 abitanti.
Nel primo passaggio di questa nostra indagine abbiamo potuto notare che su quarantasei comuni, pensate, ben quarantasei non hanno pubblicato sul proprio sito istituzionale il loro manuale oppure questo è introvabile. Ad onor di cronaca un Comune lo fa, ma per trovarlo si deve passare per vie traverse e non dal Sito Istituzionale.
Allora cercando nei siti istituzionali di altre realtà, anche regionali, tante di queste hanno predisposto con cura e pubblicato online (che ad oggi dovrebbe essere cosa normale) il loro Manuale di gestione del Protocollo Informatico. Questo poteva voler dire due cose: o l’istituzione di questo non è obbligatoria, oppure in realtà nella Provincia di Pescara vigono leggi speciali.
E’ evidente che il secondo punto è quello meno probabile, così abbiamo avviato la fase due inviando la richiesta di cui sopra.
Immaginerete che la data del 10 Luglio come termine per rispondere al quesito non è stata rispettata dalla quasi totalità dei Comuni, ed è così. Anzi in molti comuni i responsabili non l’hanno nemmeno vista.
Tuttavia, abbiamo cercato con attenzione nei siti di tutti quelli che non hanno risposto, facendo anche qualche telefonata ai comuni con più di 7.000 abitanti ed è emerso un quadro che come è stato anticipato all’inizio, manca di alcune sue parti.
Vero è, che a detta delle 46 realtà, quasi tutti hanno adottato il Manuale di Gestione del protocollo Informatico (in realtà se si dovesse tirar fuori una percentuale, probabilmente il 70% lo ha redatto). Però è evidente che molto non va. Ad esempio, molte realtà comunali lo hanno creato, ma relegandolo a strumento conoscibile solo dall’Amministrazione e che nella maggior parte dei casi non viene nemmeno letto da chi agisce sul Protocollo Informatico. Vi chiederete perché? Per il semplice motivo che ormai da tempo gli Uffici Protocollo sono considerati luoghi dove “mettere a lavorare” persone che hanno votato l’Amministrazione di turno, ed alle quali non viene data una minima spiegazione su cos’è il Protocollo Informatico e quali leggi lo regolamentano. Come si dice, mettiamoci chiunque. Ma anche per motivi molto più seri, come ad esempio aiutare l’occupazione attraverso i cosiddetti L.S.U. (Lavori Socialmente Utili); ma questo non vuol dire che le singole amministrazioni non possano pensare dei meccanismi per cui, chiunque lavori per il proprio Comune, ottenga delle competenze specifiche anche attraverso dei piccoli corsi interni. E invece, questo ormai famoso Manuale, dovrebbe essere pubblico e facilmente ricercabile da chiunque voglia visionarlo. Proprio per rendersi conto di come viene gestita la documentazione che lega il cittadino alla P.A.
Come infatti prevede l’Art. 5 comma 3 del - DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013 dal titolo “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”- “Il manuale di gestione è reso pubblico dalle pubbliche amministrazioni di cui all’art. 2, comma 2, del Codice mediante la pubblicazione sul proprio sito istituzionale”.
Quindi ad oggi nella Provincia di Pescara su 46 Comuni, ben 46 non hanno pubblicato il proprio Manuale di Gestione del Protocollo Informatico o questo è totalmente introvabile.
Il che sarebbe ancor più grave alla luce di quanto segue: nel 2000 è stato previsto il sistema che eliminava tutto il protocollo cartaceo e da allora sono stati fatti alcuni passi in avanti, ma come si può leggere da questa nostra investigazione si fa fatica a prendere la strada da cui non si può più tornare indietro; ovvero quella dell’Open Data, quella dei dati della P.A. non più suoi per concezione ma dei cittadini; dati accessibili a tutti, da tutti utilizzabili e riutilizzabili.
Quando non si pubblica un Manuale di Gestione (che più che del Protocollo si potrebbe definire: del rapporto tra cittadino e Comune), vuol dire che c’è ancora tanta strada da fare. E dal 2000 ad oggi sono passati 14 anni. Stesso ragionamento per le sezioni “Amministrazione Trasparente”, che in più del 90% dei siti istituzionali dei Comuni della Provincia Di Pescara sono vuote o contengono uno o due allegati; guardando viene spontaneo dire: amministrazione trasparente di che?
Bisogna però fare purtroppo, una distinzione, tra piccoli e grandi comuni. Molte realtà sono molto piccole, talmente piccole, che non hanno nemmeno le risorse per permettersi la creazione di un Manuale di Gestione del Protocollo adeguato o di una sezione “Amministrazione Trasparente” che sia ben fatta. Allora si potrebbe cominciare a collaborare davvero anche tra piccoli e piccolissimi comuni per, ad esempio, ovviare a queste difficoltà tecnico-organizzative. Oppure si potrebbe fare un altro discorso; serve davvero essere un piccolo o piccolissimo comune se non si è nemmeno capaci di offrire una trasparenza adeguata sul proprio sito istituzionale? Ma questo è un pensiero che non dovete prendere troppo sul serio. Per il resto prendete sul serio i 46 Comuni della Provincia di Pescara che, come avete visto, dovranno pubblicare sul proprio sito istituzionale i Manuali di Gestione del Protocollo Informatico o, per meglio dire, del rapporto tra cittadini e Comune.
Volutamente non sono stati fatti nomi delle realtà comunali perché pensiamo sia più importante il concetto di fondo: vi sono, in questa investigazione, spunti che dimostrano linee di tendenza di un processo, ormai irreversibile, di profonda trasformazione dell'ente, ad evidente vantaggio dei cittadini.
DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013
